METLAGO: Ordnung in Belegen und im Tagesgeschäft

Buchhaltung beginnt lange vor dem Abschluss. Die Rechnung kommt per E-Mail, der Kassenbon bleibt im Handy eines Mitarbeiters, und am Monatsende muss man klären, was schon übergeben wurde und was noch fehlt. Genau bei diesem Prozess setzt METLAGO an, unser Bereich für die Automatisierung kleiner Unternehmen.

Ein Beleg, ein klarer Weg

Der vorgeschlagene Ablauf ist einfach: Beleg entgegennehmen, Original sichern, Inhalt prüfen und für die weitere Bearbeitung vorbereiten. Für den Inhaber zählt dabei nicht nur die Datei, sondern auch der Stand der Arbeit: Beleg eingegangen, Rückfrage nötig oder bereit zur Übergabe an den Zuständigen.

Texterkennung allein löst die Aufgabe nicht. Wenn ein Betrag falsch gelesen wurde, der Beleg zu einer anderen Firma gehört oder dieselbe Rechnung zweimal eingegangen ist, braucht es eine Prüfung. Im Projekt METLAGO sollen solche Fälle sichtbar bleiben, und die endgültige Entscheidung trifft eine dazu befugte Person.

Was wir vorbereiten

Kassenbons per Telegram entgegennehmen, Rechnungen aus dem Postfach sammeln, fehlende Belege aufspüren und die Übergabe an den Buchhalter vorbereiten: das steht im Produktplan. Eine Liste fertiger Kundenfunktionen ist das noch nicht. Für jedes Szenario sind der komplette Weg des Belegs, der Zugriff der Mitarbeiter und das Verhalten bei Fehlern noch zu prüfen.

Die Suche nach fehlenden Rechnungen braucht eine Vergleichsgrundlage, zum Beispiel eine abgestimmte Liste der Bankumsätze. Anhand eines Ordners mit Belegen allein lässt sich nicht zuverlässig feststellen, ob alles darin gelandet ist. Und die Übergabe einer Datei an das Buchhaltungssystem bedeutet noch nicht, dass die Datei angenommen und korrekt verarbeitet wurde.

Mit einem kleinen Ausschnitt anfangen

Wir schlagen vor, Automatisierung an einem einzelnen wiederkehrenden Prozess zu besprechen. Zum Beispiel daran, wie die Firma die Kassenbons ihrer Mitarbeiter erhält und an den Buchhalter weitergibt. Zuerst beschreiben wir den heutigen Ablauf, wählen Beispiele ohne echte Kundendaten aus und legen fest, was der Pilot zeigen soll.

Wichtig sind messbare Fragen: Lässt sich der Originalbeleg finden, fällt ein Fehler auf, und ist klar, wem geantwortet werden muss? Nach der Prüfung zeigt sich, was als Nächstes automatisiert werden sollte. Buchhalterische Entscheidungen und die steuerliche Bewertung bleiben beim Kunden und seinem Fachmann.

Eine Aufgabe für METLAGO besprechen.